La dématérialisation est une tendance croissante qui promet des économies, mais aussi la simplification des processus et une efficacité accrue. Cependant, cela ne suffit pas. La dématérialisation doit, en effet, s’inscrire dans un contexte plus large pour exploiter pleinement son potentiel. Voici les principaux avantages de la numérisation au sein des municipalités.
Premier avantage : des économies considérables
L’élimination des documents papier entraîne principalement des économies financières importantes. Des recherches ont pu montrer que la dématérialisation des processus internes peut aider à économiser beaucoup d’argent. Au-delà des chiffres, ce qui ressort, c’est que plus une Administration Publique est dématérialisée, plus elle est éco-durable. Ceci est dû au fait qu’elle a le pouvoir de réduire l’impact environnemental des procédés, ne nécessitant plus une utilisation élevée et parfois inutile de matières premières.
Deuxième avantage : des processus simplifiés
Dématérialiser l’Administration Publique signifierait nécessairement simplifier les processus internes. En parallèle, ils deviendront aussi plus efficaces. Au lieu d’utiliser la communication traditionnelle en version papier, les administrations peuvent avoir recours à l’utilisation d’une plateforme dédiée. Grâce à cet outil de dématérialisation des actes administratifs, la base de données est disponible en version numérique. Ce système innovant peut regrouper :
- Le nom ;
- Le numéro et la date d’expiration de la carte d’identité nationale ;
- L’adresse, etc.
Troisième avantage : un archivage optimal
Tous les documents doivent être conservés, qu’ils soient sous forme papier ou électronique. Évidemment, cela est vrai même si le document électronique n’est pas né en tant que tel, mais est ensuite dématérialisé. Dans ce dernier cas, l’archivage nécessite l’adoption d’une série de mesures qui préservent les caractéristiques de :
- Authenticité ;
- Intégrité ;
- Fiabilité ;
- Lisibilité ;
- Disponibilité.
Par conséquent, le stockage en version numérique doit pouvoir conserver les documents tels qu’ils ont été enregistrés à l’origine. En plus de cela, il doit aussi permettre les actions suivantes :
- La consultation ;
- La compréhension ;
- Et l’utilisation du contenu des documents électroniques dans le futur.
Quatrième bénéfice : un changement de paradigme
Un autre avantage important de la dématérialisation de l’Administration Publique est de forcer un changement radical de paradigme en termes de services administratifs. Si auparavant, le document était au centre des intérêts, la dématérialisation oblige les collectivités, à l’instar des mairies, à mettre le citoyen au centre de leurs affaires.
Vous vous demandez sûrement ce que cela veut dire ? Il faut mentionner avant tout que cela signifie que la dématérialisation oblige les administrations à revoir leur fonctionnement. Cela leur permettrait de mieux répondre aux nouvelles habitudes des citoyens. Par exemple, c’est précisément à partir de la suppression du papier que le processus de transformation a pu être entrepris. Grâce à celui-ci, il est désormais possible de rendre certains services accessibles via des appareils mobiles, notamment des smartphones et des tablettes, où que se trouvent les citoyens. De ce fait, ils n’auront pas à se rendre physiquement dans un bureau.