Avec la pandémie de COVID-19 qui sévit actuellement, nos réunions de travail sont passées d’interactions en face à face à des conférences en ligne. Zoom est devenu l’une des plateformes les plus populaires utilisées pour les réunions virtuelles. Bien que les réunions ne se déroulent pas toujours sans heurts pour toutes les personnes impliquées cela ne signifie pas que vous devez tout laisser au hasard. Voici quelques conseils pour rendre les réunions virtuelles sans stress et efficaces.
1. Préparez et comprenez votre équipement
Testez votre microphone, votre caméra web, votre micro et votre vitesse Internet plusieurs fois avant la réunion. La technologie peut être très imprévisible, et tout ne se passera pas toujours bien. Vous avez le temps d’apprendre à dépanner votre équipement avant le début de la réunion. La meilleure façon de le faire est de réserver du temps la veille ainsi que le jour de la réunion pour s’assurer que tout l’équipement fonctionne correctement. ; Les réunions sont moins efficaces lorsque la communication est constamment interrompue et que l’attention a été retirée des tâches à accomplir.
2. Soyez présentable pour la conférence
La plupart des entreprises sont très compréhensives quant aux conditions actuelles et n’imposent pas de code vestimentaire, mais elles ne s’attendent pas non plus à ce que vous ayez l’air de sortir du lit. Les jours où vous n’êtes pas en réunion, portez ce que vous voulez, mais si vous devez être devant d’autres personnes sur une webcam, vous devriez porter une chemise et un pantalon acceptables au cas où vous devriez vous lever.
3. Choisissez un espace approprié
Dépendant de la personne avec qui nous vivons, cela déterminera la quantité de chaos qui règne dans la maison, mais vous devez préparer un espace avec un minimum de bruit et de mouvement pour avoir une réunion efficace. Si cela signifie que vous devez être dans une autre pièce juste pour la réunion, alors faites-le ! De plus, trouvez un endroit où le fond est présentable….sans vêtements sales accrochés derrière.
4. Occupez les enfants
Donnez aux enfants quelque chose à faire qui les occupera pendant au moins 30 minutes. Un projet d’artisanat est une bonne option pour les enfants d’âge élémentaire et moyen. Assurez-vous que c’est quelque chose qu’ils peuvent faire seuls avec peu de supervision.
Si vous ne pouvez pas échapper au chaos, prévenez votre employeur et vos collègues pour qu’ils sachent à quoi s’attendre.
5. Soyez à l’heure
Vos réunions virtuelles doivent être traitées comme s’il s’agissait de réunions à votre bureau, ce qui signifie être à l’heure. Même si vous travaillez à domicile, la ponctualité est de mise, et puisque vous êtes à la maison, il ne devrait pas y avoir beaucoup d’excuses pour lesquelles vous ne pouvez pas être devant votre ordinateur à l’heure. Mais dans le cas où vous êtes en retard, faites-le savoir à ceux qui en ont besoin. Et si vous êtes le superviseur, prévenez vos employés.
6. Restez concentré
L’écoute active et l’attention sont importantes lors de la participation à toute réunion, mais elles sont essentielles dans les réunions virtuelles. Croyez-le ou non, les gens peuvent dire si vous êtes attentif par votre langage corporel et vos yeux. C’est particulièrement vrai lorsque la réunion a lieu avec des personnes avec lesquelles vous avez travaillé en face à face. Ils reconnaîtront votre langage corporel plus que vous ne le pensez. Donc, ne vous servez pas de votre téléphone, ne consultez pas vos médias sociaux, ne naviguez pas sur le Web et ne répondez pas aux messages texte. Non seulement ces activités peuvent être distrayantes, mais elles sont irrespectueuses envers le présentateur et les personnes qui assistent à la réunion.
7. avoir une humeur positive
Travailler à la maison a ses difficultés et ses luttes, certaines ayant un impact plus important que d’autres. ; Cela peut être difficile en raison des enfants, des conjoints, des colocataires, des animaux domestiques et d’autres distractions. En tant que chrétiens, on nous enseigne à essayer de faire de notre mieux pendant les saisons d’adversité et c’est l’une de ces périodes. Vous devrez peut-être lire votre Bible, prier, jeûner, ou même parler à quelqu’un de ce que vous ressentez pour vous remonter le moral, mais faites tout ce qu’il faut. L’attitude que vous apportez à la réunion peut définitivement avoir un impact sur sa productivité.
Nous devons tous faire un effort pour nous comporter de la même manière que si nous étions assis avec tout le monde.