Actuellement, le concept de la visioconférence est de plus en plus prisé pour des conversations professionnelles ou entre amis. D’ailleurs, la situation sanitaire due à la Covid-19 oblige les professionnels à faire du télétravail. Les grandes entreprises ont dû installer une salle dédiée pour organiser des réunions à distance avec les équipes. Pour le bon déroulement des discussions, il est important de savoir équiper convenablement cette salle. Suivez cet article pour vous guider dans le choix du meilleur système de web conférence.
Qu’est-ce qu’une visioconférence ?
La visioconférence est une réunion directe et en temps réel de deux ou plusieurs personnes, situées dans des lieux différents. Pour se voir et échanger sur des sujets variés, chaque participant doit avoir un kit de visioconférence (connexion Internet, ordinateur, webcam, …). En outre, c’est une organisation en ligne qui ne s’improvise pas et qui exige le meilleur système de visioconférence.
Les matériels à choisir pour équiper une salle de visioconférence
L’équipement pour une entreprise
Dans le monde professionnel, l’idéal est d’avoir une salle de visioconférence bien équipée contenant au moins :
- un espace modulable et confortable avec une table de réunion et des sièges ;
- une connexion internet à haut débit avec un écran interactif et des haut-parleurs ;
- des caméras bien adaptées à la taille de la salle, produisant une image haute définition ;
- des casques ou des oreillettes pour chaque participant ;
- un système de visioconférence : un logiciel spécifique à installer sur un ordinateur ou un service accessible directement en ligne (Zoom, Google Meet, Microsoft Team, etc.).
Le kit de visioconférence
Si les participants se trouvent dans des endroits éloignés, il s’avère indispensable de prévoir un matériel de visioconférence pour chacun :
- une webcam : transmet l’image aux autres personnes par voie numérique ;
- le micro : pour prendre la parole et se faire entendre ;
- un casque ou des oreillettes : pour entendre les autres intervenants ;
- le système de visioconférence : logiciel ou service en ligne.
Le fonctionnement d’une webconférence
La visioconférence est un moyen de communication qui consiste à parler, se voir et écouter. Elle s’organise avec minutie pour garantir son efficacité et exige en amont de la réunion :
- la définition de la date selon les disponibilités des intervenants ;
- la préparation du contenu de la réunion : l’ordre du jour, les documents utiles, … ;
- la mise en place d’un bon équipement pour chaque personne qui sera présente au moment prévu.