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Teams rend accessible les informations des webinaires sur eDiscovery

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 partenariat avec Microsoft Lists fait l’affaire

Nous savons comment Microsoft rend les mots prononcés dans les transcriptions d’enregistrement des réunions Teams disponibles pour Microsoft Search. Une approche similaire est utilisée pour rendre la participation aux webinaires de Teams disponible pour Search. Voici ce qui se passe. Les webinaires sont des événements de calendrier, leur existence est donc enregistrée dans le calendrier Exchange Online de l’organisateur. En outre, Le substrat Microsoft 365 capture les détails de la réunion dans les éléments d’un dossier caché appelé AttendanceReportV3Collection dans la partie non IPM de la boîte aux lettres de l’organisateur, y compris les informations au format JSON sur les participants à la réunion capturées dans la propriété ArtifactEntriesJsonBlob. Les webinaires font l’objet d’un traitement particulier, et c’est là que les Microsoft Lists entrent en jeu. La connexion entre Teams et le contenu détenu dans “ Listes ” se fait via la propriété ThreadId, une valeur qui pointe vers l’espace de réunion Teams (l’identifiant est également utilisé dans l’URL du webinaire Teams) utilisé pour l’événement.

 

Exposer les informations du webinaire Teams pour l’eDiscovery

Pour rendre les informations du webinaire disponibles pour l’eDiscovery, Teams crée trois listes par webinaire dans le compte OneDrive for Business de l’organisateur de la réunion. C’est la raison pour laquelle Microsoft fait de l’accès aux listes Microsoft l’une des conditions préalables à l’organisation de webinaires Teams. Les listes sont uniquement créées pour les événements de webinaires. Les listes d’un événement individuel partagent un identifiant unique (GUID) que Teams utilise comme suffixe pour associer les listes d’un événement individuel. Les listes sont :

  • événement : stocke les informations de l’événement telles que son heure de début et de fin et la description et le titre du webinaire. Le ThreadId du webinaire est stocké dans cette liste. Le titre et la description du webinaire peuvent être modifiés dans la liste, mais les informations créées par Teams pour la réunion ne le peuvent pas ;
  • question : stocke les enregistrements de présence pour les participants individuels au webinaire. Les informations sur les détails des participants (comme le nom et l’adresse e-mail) peuvent être modifiées dans la liste mais, les informations relatives à la réunion Teams (comme son URI) ne le peuvent pas ;
  • intervenant : stocke les détails des intervenants tels que leurs noms et leurs biographies. Ces informations peuvent être modifiées dans la liste.

Les mises à jour apportées aux données de la liste sont à nouveau indexées et disponibles pour la recherche. Les listes de webinaires sont cachées de la vue normale “ Mes listes ” présentée aux utilisateurs lorsqu’ils ouvrent l’application de Microsoft. Pour accéder aux informations sur les webinaires, allez dans les paramètres du site OneDrive et naviguez jusqu’à la page “ Bibliothèques et listes du site « , où vous pouvez voir les listes utilisées par Teams ainsi que d’autres listes utilisées par OneDrive. Microsoft Search indexe les informations stockées dans OneDrive for Business. Vous pouvez donc rechercher la participation d’une personne à un webinaire en saisissant son adresse électronique dans SharePoint Search. Les entrées Digiform concernent les listes de présence de deux webinaires. Mieux encore, les informations indexées pour les listes de conférenciers, de présence et d’événements sont disponibles pour eDiscovery. 

 

Les nombreuses pièces mobiles de Microsoft 365

La façon dont Microsoft 365 capture, stocke et indexe les données de présence aux webinaires est un bon exemple du substrat et de l’écosystème Microsoft 365 en action. Bien que de nombreuses pièces mobiles soient impliquées, les administrateurs et les utilisateurs finaux ne voient pas la complexité ou les connexions impliquées. Certains pourraient être gênés par la capacité des utilisateurs finaux à mettre à jour certaines informations sur les webinaires stockées dans les listes, mais si vous ne leur dites pas que ces informations sont là, ils pourraient ne jamais découvrir où elles sont stockées.